改善提案制度

【工具定义】

改善提案制度又称为奖励建议制度、创造性思考制度,是一种规范化的企业内部沟通制度,旨在鼓励广大员工能够直接参与企业管理,下情上达,让员工能够与企业的管理者保持经常性的沟通。


【适用范围】

适用于企业建立改善提案制度。


【工具解析】

1. 提案制度的意义

改善提案制度简称 “提案制度”,或称 “奖励建议制度”,名称虽不同,但意义则一样。企业员工发觉现行事务手续、工作方法、设备等有需改善的地方,而付诸实施,并给予提案适当的奖励,这种有系统地处理员工提案的制度称为 “提案制度”。


2. 提案制度的目的

企业导入提案制度活动的目的,虽然在表达上各有其相异之处,但是基本的动机则是相同的: 让各从业员工发挥创意来获得改善效果,并打造安全、舒适的工作场所,进而发展人际关系和自我启发,最终达成对企业利润有所贡献的目的。


提案制度的目的如下。

(1) 降低成本。

(2) 增强劳资之间的意见交流。

(3) 让员工产生对工作的满足感而提高员工对企业的向心力和忠诚度。

(4) 消除劳动灾害。

(5) 加强机械、设备或建筑物等的维护和保养。

(6) 改进品质,开发良好的工作方法。


3. 提案制度的效益

实施提案制度可获得如表3-1所示的效益。

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表3-1 提案制度的效益


4. 提案范围

提案范围如下:

(1) 制造方法的改善。

(2) 增进人工、材料、用品或费用的节省。

(3) 减少或预防浪费的方法。

(4) 增进生产的方法。

(5) 改善产品品质的方法。

(6) 改善工作环境的方法。

(7) 消除或减少危险的安全措施。

(8) 工具、机械或设备等的改善。

(9) 不必要的记录、资料或设备的废除。


5. 提案的奖赏种类

对提案人的奖赏大致可以分为五类,具体内容如表3-2所示。


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表3-2 提案的奖赏种类


6. 推行提案制度的组织与人事

健全的组织与人事是提案制度成败的关键,因此在推行提案制度之前应有妥善的计划与安排。以下是某企业推行提案制度有关的组织与人事安排,具体内容如表3-3所示。


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表3-3 推行提案制度有关的组织与人事安排


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续表


7. 提案制度的推行步骤

提案制度与其他管理活动一样,是一种活用的管理手法,推行的步骤也因产业的特性、文化不同而异,但大体上脱离不了戴明PDCA——计划、执行、考核、改正行动的循环。以下为常见的推行步骤,具体内容如图3-1所示。


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图3-1 提案制度的推行步骤


(1) 决定组织推行的方针

在推行提案之前,确定推行的方向、意图,并决定部分推行重点的基本原则,如推行组织结构、评审以及奖励原则。


(2) 拟订推行计划

推行计划的主要内容至少包括以下几点:

①目的。

②组织职能。

③提案范围。

④提案的处理要求。

⑤提案的评审与奖励方法。

⑥提案的实施与追踪要求。

计划拟订完成后,需呈最高管理层核定,以作为推动执行的依据。


(3) 推动与执行

提案推动的权责必须在计划拟订时予以确定,一般企业都会组成一个负责推动的推行委员会,委员会下有推动小组成员数名,这个推动小组可以是常态性组织,也可以是临时性编组,听命于推行委员会。


推动小组成员的素质对于提案活动的成败是关键因素,因此推行委员会在遴选小组成员时,需注意其沟通协调能力与服务的热忱。推行委员会通常由各部门主管组成,除了可以将推行的涵盖面扩大外,也可以鼓励各部门员工积极提案。


(4) 奖励与表扬

提案一经提出,推动小组人员必须依据程序立即处理,并提请相关人员评审。评审时应注意以下事项。

①不要尽是书面评审,最好赴现场了解,并与提案人深入恳谈。

②对初次提案的员工,应多予以鼓励,使其建立信心。

③评审时多考虑提案人的素质,既不能低估提案内容,也不能高估提案效益。

④提案人往往渴望得知处理结果,因此推动小组需对所有提案立即处理,不得拖延,并要马上告知结果。

⑤提案不论好坏,都代表了提案人的诚意与贡献,所以不要忘了对其赞赏。

⑥提案经评审后,受理奖可以直接由推动小组成员颁发;其他实施效益有奖励者,可以通过公开表扬的方式,由最高管理者颁奖鼓励。这样不但起到示范作用,也可显示高层对此活动的重视。


(5) 提案制度推动的检讨与修正

提案制度推动一段时间后,必须检讨推动成效,并作适当修正,避免推动热度冷却,并检视推动过程的缺失。推动小组成员需统计分析提案成效,了解优缺状况,同时对推动成果良好的部门给予公开奖励表扬。


※实例说明

提案改善制度在丰田公司被称为 “创造性思考制度”。与质量管理小组活动一样, 丰田公司的提案改善制度极大地促进了现场改善活动。


丰田公司认为, 好产品来自于好的设想。因此, 丰田公司提出了 “好主意, 好产品”的口号, 广泛采用提案改善制度, 激发全体员工的创造性思考, 征求大家的 “好主意”, 以改善公司的业务。


“好主意, 好产品”意味着全体人员都要施展自己的才华, 以全体人员的聪明才智, 生产出质量更好、价格更廉、顾客更喜欢的产品。


从表面上看, 提案改善制度的目的是征求大家的意见和改善建议, 增强大家的参与意识。但是, 实际上丰田公司的提案改善制度的真正目的和所体现的精神就像 “好主意, 好产品”的口号一样, 通过公司全体人员共同思考和共同参与的改善活动及其直接效果, 提高产品质量,降低生产成本, 提高每个人自身的能力, 创造出舒适的生产作业环境, 追求生产现场的生机和活力, 增强全体人员对公司的忠诚感和归属感, 最终为公司的发展壮大作出贡献。


丰田公司提案改善制度具有如下特点。

1. 广泛性

丰田公司的提案改善制度有着广泛的群众基础。公司的每个成员和每个质量管理小组都积极热情地参加合理化建议的改善活动。现场管理人员和小组负责人对自己的下属所发现的问题和改善设想都给予认真和及时的考虑。


2. 规律性

丰田公司的各级合理化建议审查委员会定期(每月) 审查来自基层的改善建议提案, 并且迅速公布审查结果, 迅速实施被采纳的改善方案。


3. 相关性

在提案审查的过程中, 使提案者与专业技术人员保持密切的联系。例如, 如果改善提案涉及变更设计的问题, 有关的设计师就会很快与提案者进行有关改善的共同研究。


4. 激励性

丰田公司积极倡导和鼓励合理化建议活动, 对那些在合理化建议和改善活动中取得成绩和作出贡献的人员和小组给予物质和精神奖励, 以激励全公司人员的改善热情, 激发大家的聪明才智。

5. 持续性

丰田公司的合理化建议活动不是一朝一夕、一时一事的活动, 而是持久的、连续不断的活动。


丰田汽车公司(TOYOTA MOTOR CORPORATION)

成立年份(Founded Year): 1933年总部(Headquarters): 日本爱知县丰田市主营业务(Main Business): 汽车、钢铁、电子、化工等


发展历程(Development Process): 丰田汽车公司作为日本最大的汽车工业制造公司,是世界十大汽车工业公司之一,隶属于日本三井产业财阀。丰田公司自2008年始逐渐取代通用汽车公司而成为全世界排行第一位的汽车生产厂商,其旗下品牌主要包括凌志、丰田等。